Datensouveränität: Darum lohnt sich der E-Mail-Umzug von der US-Cloud zu FORMALITY

Echte Unabhängigkeit für Ihr Unternehmen: Was Datensouveränität im E-Mail-Hosting in der Praxis bedeutet

E-Mails sind das digitale Rückgrat jedes Unternehmens. Rechnungen, Verträge, interne Absprachen und Kundendaten – all das wandert täglich durch unsere Postfächer. Doch haben Sie sich schon einmal gefragt, wo diese sensiblen Daten eigentlich physisch liegen und wer im Zweifelsfall darauf zugreifen kann?

Immer mehr Unternehmen lagern ihre Kommunikation an große US-Cloud-Anbieter aus. Bequemlichkeit siegt oft über Kontrolle. Doch dieser Trend birgt erhebliche Risiken für die sogenannte Datensouveränität. Wir zeigen Ihnen, warum der Weg zurück zu unabhängigen Postfächern via cPanel bei FORMALITY nicht nur rechtlich sicherer, sondern auch technisch und finanziell überlegen ist.

Was bedeutet Datensouveränität überhaupt?

Datensouveränität beschreibt das Recht und die technische Fähigkeit eines Unternehmens, jederzeit selbst und exklusiv über die eigenen Daten bestimmen zu können. Wer Datensouveränität besitzt, weiß genau, wo seine Daten gespeichert sind, welchen Gesetzen sie unterliegen und wer darauf Zugriff hat.

Die Risiken der großen US-Clouds

• Der US Cloud Act: US-Behörden können amerikanische IT-Konzerne zwingen, Daten herauszugeben – selbst wenn diese Daten auf europäischen Servern gespeichert sind. Dies steht oft in direktem Konflikt mit der europäischen DSGVO.
• Vendor Lock-in (Anbieterabhängigkeit): Große Cloud-Anbieter nutzen oft proprietäre (geschlossene) Systeme. Ein späterer Umzug zu einem anderen Anbieter wird technisch künstlich erschwert und extrem teuer.
• Willkürliche Zustellprobleme durch Microsoft & Co.: Ein oft verschwiegenes Problem im Alltag: Große Diensteanbieter wie Microsoft (Office 365, Outlook.com) neigen zu einer extrem aggressiven und oft fehlerhaften Filterpolitik. Durch übereifrige Algorithmen blockieren sie regelmäßig legitime E-Mail-Service-Provider und ganze Netzwerke. Ein prominentes Beispiel aus der aktuellen Praxis sind Microsofts berüchtigte Rate-Limiting-Fehler, wie etwa 451 4.7.650 reputation-based rate limiting (S775). Solche Blockaden basieren derzeit oft auf keinerlei plausibler Grundlage, führen aber dazu, dass wichtige geschäftliche E-Mails an Ihre Kunden plötzlich stundenlang verzögert werden oder unverschuldet im Nirwana landen.

Die Preisfalle: Warum Sie oft zu viel zahlen

Neben den Datenschutzbedenken gibt es einen weiteren gewaltigen Nachteil der US-Cloud: die Preispolitik. Die Anbieter rechnen fast ausnahmslos pro Nutzer und Monat ab. Wächst Ihr Team oder benötigen Sie info@-Sammelpostfächer, explodieren die laufenden Kosten sofort. Oft müssen Sie zudem für erweiterte Sicherheitsfunktionen teure Zusatzlizenzen buchen.

Die faire Lösung bei FORMALITY: Ressourcen statt Nutzerlizenzen

Wir machen Schluss mit der teuren Pro-Nutzer-Abrechnung! Bei FORMALITY zahlen Sie lediglich für die gebuchten Ressourcen (Speicherplatz). Das bringt gleich drei massive Vorteile mit sich:

• Beliebig viele Postfächer: Ob 5 oder 50 Mitarbeiter – Sie können im Rahmen Ihres gebuchten Speicherplatzes so viele E-Mail-Adressen anlegen, wie Ihr Unternehmen benötigt, ohne dass die monatlichen Grundkosten steigen.
• Riesige Postfächer (> 100 GB) möglich: Viele Cloud-Anbieter limitieren Standard-Postfächer auf 50 GB und erzwingen bei Überschreitung ein teures Lizenz-Upgrade. Bei FORMALITY sind problemlos gigantische Postfächer von weit über 100 GB pro Nutzer möglich – ideal für datenintensive Kommunikation und jahrelange E-Mail-Archive.
• Alles inklusive: Premium-Sicherheitsfeatures wie unser professioneller Virenscanner und der lernfähige Spamfilter sind in jedem Tarif bereits kostenlos enthalten. Es gibt keine versteckten Kosten für Ihre IT-Sicherheit!

Zurück zum Standard mit IMAP, CalDAV und CardDAV

Die Alternative zum goldenen Käfig der Tech-Giganten ist ein klassisches, hochsicheres E-Mail-Hosting via cPanel. Das bedeutet für Sie:

• Volle Kontrolle über E-Mails (IMAP): Ihre E-Mails liegen auf Servern, die strengstem deutschem und europäischem Datenschutzrecht unterliegen. IMAP ist ein universeller Standard, mit dem Sie an kein spezifisches App-Ökosystem gebunden sind.
• Termine & Kontakte synchronisieren: Ein häufiger Irrglaube ist, dass man für synchronisierte Kalender und Adressbücher zwingend Microsoft Exchange benötigt. Falsch! Dank cPanel stehen Ihnen bei FORMALITY die offenen Standards CalDAV (für Kalender) und CardDAV (für Kontakte) zur Verfügung. Damit synchronisieren Sie Ihre Termine und Adressbücher völlig reibungslos in Echtzeit über alle Ihre Geräte (Apple, Android, Windows) hinweg.

Maßgeschneiderte Sicherheit: Unsere eigenen Filter-Regeln

Globale Filter sind oft zu träge, um regionale Bedrohungen im DACH-Raum (Deutschland, Österreich, Schweiz) rechtzeitig zu erkennen. Bei FORMALITY verlassen wir uns nicht nur auf Standard-Software, sondern entwickeln eigene, maßgeschneiderte Schutzschilder (die in Ihrem Speicherplatz-Tarif bereits inklusive sind!):

Zeit für den Umzug!

Ihre Geschäftsgeheimnisse, Termine und Kundendaten gehören nicht auf die Server von Datenkonzernen – und Sie sollten nicht für jeden neuen Mitarbeiter teure Zusatzlizenzen zahlen müssen. Der Wechsel zu den cPanel-basierten Postfächern von FORMALITY ist der einfachste Weg, Ihre Datensouveränität zurückzugewinnen, IT-Kosten zu senken und der willkürlichen Blockade-Politik der Tech-Giganten zu entgehen.

Bereit für den Umzug? Unser Support-Team unterstützt Sie gerne bei der nahtlosen Migration Ihrer bestehenden E-Mails, Kalender und Kontakte von Google, Microsoft oder anderen Anbietern zu FORMALITY. Sprechen Sie uns an!